Как выявить и устранить три главных «пожирателя» времени в течение дня

Редко удаётся быть эффективными на 100% в течение всего рабочего дня.

Нам нужны перерывы, а работа с другими людьми требует времени и пространства для сотрудничества. Однако зачастую необходимый отдых или общение могут превратиться в ненужную трату времени, из-за чего вы чувствуете разочарование, не успев сделать то, что действительно было нужно.

Как же определить, что вы тратите слишком много времени на определённые вещи, и устранить эти потери, чтобы освободить время для самого важного? Как коуч по тайм-менеджменту, я нашла наиболее эффективные способы добиться этого.

Выявление «пожирателей» времени

Честное осознание: Иногда вы уже точно знаете, что именно крадёт ваше время. Вам просто нужно быть честными с собой и готовыми решить эту проблему.

Знаете ли вы, что не можете удержаться от проверки электронной почты каждый раз, когда появляется уведомление о новом сообщении?

Знаете ли вы, что думаете, будто посмотрите всего одно видео на YouTube, а через секунду понимаете, что посмотрели уже десять?

Знаете ли вы, что никогда не можете просто отправить короткое сообщение лучшему другу, и это всегда превращается в 20-минутную переписку?

Запишите то, что, как вы уже знаете, отнимает больше времени, чем должно, в качестве обязательства признать и исправить проблему.

Автоматический мониторинг: Как только вы зафиксировали то, что уже знаете, одним из самых простых следующих шагов будет проверка данных автоматического мониторинга на вашем телефоне.

Большинство телефонов предоставляют еженедельный отчёт о том, сколько времени вы провели в разных приложениях. Вам может казаться, что вы не так уж много листаете ленту в Instagram, но данные могут рассказать другую историю.

Вы также можете настроить автоматические отчёты об использовании компьютера, если считаете, что это тоже является проблемой.

Личный учёт времени: Третий способ выявить «пожирателей» времени — это личный учёт, при котором вы отмечаете, куда уходит ваше время как перед экраном, так и вне его. Обычно я рекомендую отслеживать время не менее двух дней, но если вы хотите провести более тщательный анализ, фиксируйте его в течение недели.

Это можно делать на бумаге, в документе Excel или с помощью таких инструментов, как Toggl или Timeular. Мои клиенты иногда предпочитают программные решения из-за возможности видеть сводные отчёты. Но если они кажутся вам слишком сложными, вполне можно придерживаться простоты.

Если вы выполните эти три шага, то начнёте получать чёткую картину того, где ваше время может быть перерасходовано. Затем пришло время действовать. Вот несколько советов по устранению или хотя бы сокращению трёх самых больших «пожирателей» времени в течение дня.

Устранение «пожирателей» времени

Экранное время

Некоторое время перед экраном может быть приятным умственным отдыхом. Но если ваши данные показывают, что в течение рабочего дня вы проводите более 30 минут за личными делами в телефоне, которые не приходятся на отведённое время отдыха, например, обеденный перерыв, то вы, вероятно, тратите слишком много времени в этой категории.

Если вы не можете справиться с социальными сетями или новостными сайтами, установите на своё устройство «ядерный вариант» блокировки, чтобы полностью ограничить доступ к ним вне запланированного времени без возможности отменить это решение. Вы также можете добавить в список заблокированных сайты интернет-магазинов или стриминговые сервисы, такие как Netflix или Hulu. Если вы работаете из дома и увлекаетесь играми, подумайте о том, чтобы запирать контроллеры в таймер-сейф, чтобы даже не думать о прохождении следующего уровня.

Коммуникация

Помимо экранного времени, неэффективное общение может стать огромным «пожирателем» времени в течение рабочего дня. На самом деле, я считаю это одной из главных причин потери времени среди людей, которые работают гораздо дольше, чем им хотелось бы.

Для начала вам нужно сократить или отменить любые запланированные встречи, которые на самом деле не нужны. Часто бывает, что вместо встречи достаточно электронной почты. Например, когда со мной связываются незнакомые люди и просят о 15-минутной встрече, чтобы что-то объяснить, я всегда отвечаю просьбой прислать больше информации в письменном виде. Таким образом, менее чем за минуту я могу просмотреть присланное и решить, стоит ли это разговора, и мой рабочий процесс не прерывается ненужными встречами.

Если вы работаете в офисе, остерегайтесь внезапных встреч. Они могут быть очень полезными, но также могут разрушать продуктивность. Если вам действительно нужно сосредоточиться и у вас есть дверь, закройте её. Если двери нет или люди заходят спонтанно, повесьте табличку и/или наденьте наушники. Некоторые мои клиенты даже устанавливают «приёмные часы» — время, когда они готовы к общению. В остальное время они просят людей назначать встречу.

И наконец, электронная почта и другие инструменты асинхронного общения, такие как мессенджеры или Slack, могут отнимать гораздо больше времени, чем нужно, если вы это позволите. Один из лучших способов сократить время в этих областях — выделить определённые часы для входа в систему и пакетной обработки всех новых сообщений, например, в начале, середине и конце рабочего дня. Если это невозможно, по крайней мере, выделите себе несколько промежутков в течение дня для сосредоточенной работы, отключив уведомления и, при необходимости, включив режим «Не беспокоить».

Дезорганизация

Последняя категория «пожирателей» времени в течение рабочего дня — это обычная дезорганизация. Вы можете потратить так много времени, будучи потерянными или теряя вещи.

Начните с плана: Я призываю всех своих клиентов сделать ежедневное и еженедельное планирование ритуалом, чтобы они чётко понимали свои приоритеты и всегда знали, что делать дальше. Но если это кажется слишком сложным для начала, по крайней мере, запишите три самые важные задачи на день. Это простое действие может значительно ускорить ваш прогресс в выполнении самых важных дел.

Используйте свою энергию: Если вы «жаворонок», целенаправленно блокируйте это время от встреч, тратьте минимум времени на почту и выполняйте самые сложные задачи в первую очередь. Если вы едва просыпаетесь к 10 утра, делайте наоборот. Начните день с ответов на сообщения и нескольких встреч, а время после 15:00 заблокируйте для своей работы. Неспособность организовать задачи в соответствии с уровнями вашей энергии может оставить вас разочарованными, потому что у вас есть время, но нет умственного ресурса для выполнения сложной работы.

Организуйте своё окружение: Вам не нужны офисные ящики, достойные поста в Pinterest. Но вам нужно уметь находить то, что нужно, когда это нужно. Если ваша физическая или электронная дезорганизация заставляет вас тратить лишнее время на поиски, уделите время тому, чтобы привести всё в порядок. Иногда это выглядит как пара часов на разбор рабочего стола и раскладывание вещей по папкам. В других случаях лучше работать с несколькими бумагами или папками в день, пока не достигнете достаточного уровня организации.

Ваше время редко будет использоваться на 100%. Но следуя этим советам, вы сможете значительно сократить время, теряемое на «пожирателей», чтобы инвестировать его в то, что для вас важнее всего.